Comment ne pas vivre dans sa boite mail

boite mail“Il ne suffit pas d’être occupé comme le sont les fourmis. La question est de savoir, à quoi est-on occupé.”

Henry David Thoreau

Beaucoup d’entre nous le faisons, nous avons notre boite mail ouverte toute la journée et la plupart du temps, notre travail est là, dans notre boite mail. C’est là que nous vivons, que nous communiquons, que nous effectuons le suivi de nos tâches, que nous faisons notre travail, que nous nous organisons.

Malheureusement, ce n’est pas le meilleur moyen de vivre et de travailler. Nous sommes constamment interrompus par de nouveaux messages, et nous sommes donc à la merci des demandes des autres. Un nouveau mail arrive et nous devons stopper ce que nous sommes en train de faire pour consulter ce message et sans doute y répondre. Même si ne nous répondons pas directement, ce que nous étions en train de faire a été interrompu.

C’est l’opposé de la concentration, et rien n’illustre mieux le besoin de mieux se concentrer. Bien sûr, vous êtes toujours en contact, toujours au courant, toujours au top des choses. Mais vous n’êtes pas concentré, vous êtes secoués dans toutes les directions par les vents votre boite mail, (ou de Twitter, Facebook, messagerie instantanée ou autres moyens de communiquer). Il devient alors difficile de mettre des priorités lorsque l’on vit dans une mer de mails, chaque nouveau message devient important, et choisir avec précautions nos tâches devient une tâche quasi impossible.

Voici quelques suggestions:

1. Sortez votre liste de tâches de votre boite mail

Une boite mail est un mauvais endroit pour une liste de choses à faire, parce que l’on ne peut pas mettre de priorité, les mails ne peuvent pas être renommés pour refléter les tâches contenues à l’intérieur, les mails contiennent plusieurs tâches, et il y a toujours des nouveaux mail à arriver. A la place, choisissez une simple liste de choses à faire et lorsque vous lisez vos mails, mettez les actions à effectuer dans cette liste. Un bloc note ou une carte en carton fonctionne bien, mais aussi des programmes comme Taskpaper ou Things, ou même un ficher texte dans Notepad ou n’importe quel éditeur de textes. Si vous enregistrez un raccourci clavier pour votre application « à-faire », cela ne vous prendra qu’une seconde pour copier et coller une tâche depuis votre mail.

2. Ne traitez vos mails qu’à des périodes prédéfinies

Vous devez tester pour trouver le créneau qui vous convient le mieux, mais tenter de vous y tenir plutôt que de constamment consulter votre boite mail. Par exemple : consultez vos emails 5 minutes au début de chaque heure, ou deux fois par jour (disons à 9h et à 15h, ou une fois par jour à 10h, ou deux fois par semaine. Ce ne sont que des exemples, vous devez trouver le meilleur créneau pour vous, je vous suggère simplement d’essayer une créneau moins fréquent que celui dont vous pensez avoir besoin et de voir si cela fonctionne.

3. Travaillez avec votre boite mail fermée

Lorsque ce n’est pas le moment prédéfini pour consulter vos emails, laissez-la fermée. Ce principe, d’ailleurs, s’applique aussi pour tous les autres moyens de communications comme Twitter, Facebook, les messageries instantanées, les forums, etc. tout comme toutes autres distractions comme les jeux. Fermez-les lorsque vous vous mettez au travail. En fait, fermez votre navigateur web ou au moins tous les onglets dont vous n’avez nul besoin pour la tâche à effectuer. Maintenant, travaillez sans distraction pour au moins une courte période.

4. Choisissez vos tâches à bon escient

Une fois en dehors de votre boite mail, vous pouvez affecter des priorités. Vous pouvez décider de ce qui est important, car vous n’êtes plus à la merci des demandes des autres. Comment utiliser au mieux votre temps ? Quelle tâche aura le plus d’impact sur votre vie et sur votre travail, plutôt que de sembler juste urgente à cet instant ?

Librement traduit et adapté du livre Focus de Léo Babauta.
Lisez le chapitre précédent : Laissez aller le besoin d’être informéLisez le chapitre précédent : La valeur de la distraction

crédit photos  : atosinternational

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1 comment for “Comment ne pas vivre dans sa boite mail

  1. 9 mai 2014 at 10 h 06 min

    Pour les professionnels, il est difficile, voire même, impossible, de ne pas consulter les boites mail. Lire ses mails tous les jours c’est éviter de perdre trop de temps le moment où il faut regarder sa boite.

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