Créer un environnement épuré

environnement epuré“Si votre esprit n’est pas encombré avec des choses inutiles,
alors c’est la meilleure saison de votre vie.”
Wu-Men

Imaginez que vous essayez de créer une pièce maîtresse, un travail qui changerait votre vie et qui, peut-être, rendrait le monde meilleur d’une petite façon.

Vous êtes devant votre ordinateur, en train de le réaliser, sur un bureau encombré de fouillis, entouré de fouillis sur le sol et les murs, au milieu d’un environnement de travail bruyant avec des téléphones qui sonnent. Une fenêtre de notification, vous avez un nouveau mail, vous ouvrez donc votre boite mail pour le lire et y répondre. Vous retournez au travail mais une nouvelle notification arrive, quelqu’un veut discuter avec vous, vous allez donc sur votre messagerie instantané pour un temps. Ensuite, votre client Twitter vous notifie que vous avez des nouvelles réponses, et donc vous allez voir. Puis vous voyez des documents sur votre bureau qui doivent être traités, donc vous vous y mettez.

Mais que devient votre pièce maitresse ? Elle ne sera jamais achevée dans un environnement de travail aussi désordonné et dispersé.

Maintenant, imaginez un environnement épuré pour travailler : un bureau dégagé, avec seulement les éléments essentiels dessus. Un ordinateur épuré, sans icône pour vous distraire. Il n’y a rien sur le sol autour de vous, et très peu sur les murs. Vous avez une musique d’ambiance sympa pour bloquer le bruit environnant (peut-être en utilisant des écouteurs), il n’y a aucun pop-up de notification pour vous interrompre. Tout ce que vous avez sur votre ordinateur, c’est un seul programme ouvert avec aucun autre fenêtre, prêt pour travailler sur votre pièce maitresse.

La différence est frappante et illustre bien l’importance d’un environnement de travail dégagé avec peu d’interruption, quand vient le moment de se concentrer.

Ceci est vrai non seulement pour votre environnement de travail mais aussi partout ou vous avez besoin de concentration : à la maison, dehors, dans un café ou vous voulez travailler. Le moins de fouillis et de distraction vous avez, mieux vous serez en mesure de vous concentrer.

Comment créer votre environnement épuré

Il est important de se souvenir que vous n’avez pas besoin de créer le parfait environnement épuré tout de suite. Si vous le faite d’un trait, vous pourriez passer des heures, peut être même des jours à travailler la dessus, et vous n’auriez rien fait d’autre.

Ma suggestion est de travailler par petits morceaux. Juste 10-15 minutes d’amélioration une ou deux fois par jour, et doucement vous créez un merveilleux environnement. Mais vous verrez des améliorations immédiatement.

Par exemple, vous pouvez en 10-15 minutes, travailler là-dessus :

  • Nettoyer votre bureau.
  • Désactivez les notifications sur vos ordinateurs.
  • Trouvez une musique apaisante et des écouteurs.
  • Nettoyer le bureau de votre ordinateur.
  • Nettoyez le sol.
  • Nettoyez les murs.

Et ainsi de suite, en améliorant une zone à la fois. Une fois que vous avez les choses presque nettoyées, ne vous inquiétez pas trop des morceaux un peu tordus. Créer un environnement « parfait » peut devenir une perte de temps et une distraction comme une autre.

Vous pourriez faire toutes ces choses d’un coup si vous le désirez et que vous avez le temps. Mais je ne le recommande pas, mais je l’ai fait moi-même par le passé, je comprends donc cette urgence.

Regardons comment faire toutes les choses ci-dessus de la manière la plus simple possible.

Commencez par votre bureau

Nous allons nous concentrer sur le dessus de votre bureau. Vous pourrez ranger les tiroirs plus tard.

D’abord, faite une inspection rapide, qu’avez-vous sur votre bureau ? Papiers, dossiers, classeurs ? Un ordinateur, une imprimante, un fax, un téléphone, une agrafeuse, un range-dossier ? Des post-it, des messages d’appels ou autre débris de papier ? Une tasse à café, de la nourriture, une bouteille d’eau ? Des photos, des souvenirs, des bibelots, des plaques ? Quoi d’autre?

Maintenant, faite une courte liste mentalement : qu’est-ce qui est vraiment nécessaire sur votre bureau ? Prenez 5 choses peut-être. Peut-être quelque chose comme ca : ordinateur, téléphone, bouteille d’eau, photo d’un être aimé, classeur de courriers. Votre liste sera probablement différente.

Maintenant, retirez tout de votre bureau sauf ces éléments. Mettez-les sur le sol. Essuyez votre bureau avec une éponge ou un chiffon afin d’avoir un bureau bien propre, et positionnez élégamment les éléments restants. N’est-ce pas merveilleux ?

Si vous avez le temps, occupez-vous des éléments sur le sol maintenant. Sinon, mettez les dans un coin en dehors du passage et occupez-vous en quand vous aurez 10-15 minutes.

Voici ce qu’il faut faire avec ces éléments: prenez-en un dans le tas, et prenez une décision rapide : en avez-vous besoin, ou pouvez-vous vous en débarrasser ou le donner à quelqu’un ? Si vous en avez besoin, trouvez un endroit pour le ranger qui n’est pas sur le dessus de votre bureau, de préférence hors de vue, dans un tiroir. Gardez-le toujours là si vous ne l’utilisez pas à cet instant précis.

Si vous n’en avez pas besoin, donner le à quelqu’un ou recycler le ou jeter le. Travaillez sur tous les éléments, cela ne devrait pas vous prendre plus de 10-15 minutes. Si vous avez un tas de dossiers ou de papiers à ranger ou classer, occupez-vous en plus tard. Mettez-les dans le tiroir « à ranger » et classez-les quand vous aurez 10-15 minutes.

A partir de maintenant, vous n’avez que des choses sur votre bureau que vous allez utiliser à cet instant. Si vous n’utilisez pas l’agrafeuse, rangez-la. Si vous ne travaillez pas sur un document, rangez-le. Vous pourriez avoir un dossier « travail » et ranger tous les documents et papiers dans ce dossier que vous utiliserez plus tard, mais rangez ce dossier dans un tiroir, en dehors de votre vue.

Désactivez les notifications

C’est une étape simple, et ca ne devrait vous prendre que quelques minutes. Vous devez désactiver les notifications qui vous interrompent.

Email : allez dans les préférences de votre programme de mail et désactivez les notifications. Si vous avez un programme externe qui vous notifie, fermez-le.

Messagerie instantanée : La même chose avec les messageries instantanées et le chat, désactivez les notifications. Ne vous connectez que lorsque vous êtes disponible pour discuter, quand vous désirez vous concentrer, déloguez vous et n’ayez pas de notifications qui viendraient vous déranger.

Calendrier : Je vous recommande aussi de désactiver les notifications de votre calendrier, sauf s’il y a quelque chose de vraiment important dont vous devez être averti. Si quelque chose est vraiment important, vous vous en souviendrez de toute façon.

Twitter (ou autre réseau social): Si vous avez un programme pour twitter ou pour les autres réseaux sociaux, coupez-le et désactivez les notifications

Téléphone portable : Eteignez votre téléphone portable, si possible, lorsque vous voulez vraiment vous concentrer. Tout du moins, allez dans les préférences de tous les programmes qui ont des notifications et désactivez-les.

Téléphone : Débranchez votre téléphone ou mettez-le en mode “ne pas déranger” quand vous êtes prêts à vous concentrer

Vous avez sans doute d’autres notifications qui ne sont pas listées ici. Lorsqu’elles s’affichent ou émettent un bruit, trouvez comment les désactiver. Maintenant, vous pouvez travailler avec peu d’interruptions.

Trouvez de la musique apaisante et des écouteurs

Ne passez pas trop de temps là-dessus. Si vous avez déjà de la musique dans itunes (ou le programme de musique que vous utilisez) ou sur un CD, utilisez-la. Ne passez pas du temps sur internet à chercher une musique relaxante et à télécharger plusieurs chansons.

La musique calme est bien car elle vous met dans les bonnes conditions pour se concentrer et bloque les autres sons. Je vous recommande d’utiliser des écouteurs, peu importe le type, afin de bien bloquer les distractions. Cela veut aussi dire que vous collègues seront moins tentés de vous interrompre s’ils vous voient avec des écouteurs.

Nettoyer le bureau de votre ordinateur

Un bureau nettoyé n’est pas seulement bien pour votre bureau physique, ça l’est pour votre ordinateur aussi. Les icones affichés partout sur votre écran sont perturbants. A la place, nettoyez tout et retrouvez la paix et la concentration.

Voici comment faire :

  1. Installez un lanceur de programme. Les utilisateurs de MAC pourront essayer Launchbar ou Quicksilver. Les utilisateurs de Windows pourront essayer Launchv ou AutoHotkey (pour utilisateurs avancés). Une fois installé, le lanceur de programmes est activé avec un raccourci clavier, et ensuite vous commencez à taper le programme ou le répertoire ou le fichier que vous voulez ouvrir. Habituellement le nom correct est automatiquement complété en ne tapant que quelques lettres, et ensuite il suffit d’appuyer sur la touche « entrée » pour l’activer. C’est beaucoup plus rapide que de chercher le bon icône sur le bureau et ensuite double-cliquer dessus, spécialement si le bureau est couvert d’un bouquet d’applications et de fenêtres.
  2. Détruisez tous les raccourcis d’applications. Beaucoup de personnes ont des raccourcis partout sur leur bureau pour accéder plus facilement aux applications et programmes. Vous n’en avez plus besoin maintenant que vous avez le lanceur de programmes. Supprimez-les.
  3. Mettez tous vos répertoires/fichiers dans le répertoire documents (ou Mes documents). Ne vous inquiétez pas trop du classement, le lanceur de programme peut les retrouver facilement, ou vous pouvez utiliser la fonction recherche de votre ordinateur pour retrouvez rapidement ce que vous cherchez.
  4. Cachez tout le reste. Sur PC, faite un clic droit sur le bureau et aller dans le menu “affichage” et désélectionnez “Afficher les icônes du bureau ». Sur Mac, allez dans le Finder, puis Fichier -> Préférences, sous Général, et désélectionnez tous les éléments sous « Afficher ces éléments sur le bureau ». Maintenant, tous vos icônes ont du disparaître de votre bureau. N’est-ce pas beau ?

Nettoyez votre sol

Si vous avez un sol encombré autour de votre environnement de travail, cela peut prendre du temps, donc faites le par étapes. Pas besoin de tout faire d’un coup. Certaines personnes ont des montagnes de dossiers ou de papiers tout autour d’eux. Si c’est votre cas, commencez doucement à les traiter, un dossier/papier à la fois : En avez-vous besoin ? Si oui, rangez-le. Sinon, recyclez-le ou transférez-le à la bonne personne.

Qu’y a-t-il d’autre sur votre sol ? Prenez des décisions rapides : en avez-vous vraiment besoin ? Si ce n’est pas le cas, débarrassez-vous-en. Si vous en avez besoin, trouvez une place dans un tiroir et pas sur le sol. Cela peut vouloir dire de faire de la place dans les tiroirs en jetant d’autres choses.

Nettoyez vos murs

Beaucoup de personnes ont des calendriers, des images, des mémos, des affiches de motivation, des agendas, et bien plus encore, accrochés sur leurs murs près de leur bureau. Ce sont des distractions visuelles et cela rend la concentration plus difficile. Nettoyez vos murs, à part peut être une belle photo ou une pièce d’art, est une bonne idée pour créer un environnement parfait pour se concentrer.

Si vous avez déjà fait les points cités plus haut, cela devrait être facile. Enlevez tout sauf quelques pièces essentielles ou la photo agréable. Jetez les choses dont vous n’avez pas besoin ou trouvez un endroit hors de vue pour les ranger.

Librement traduit et adapté du livre Focus de Léo Babauta.
Lisez le chapitre précédent : Les outils pour combattre la distraction

crédit photos  : yprime

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